Um einzelne Dateien oder auch ganze Ordner mit einer oder mehreren Personen bzw. einer ganzen Gruppe innerhalb deiner Organisation zu teilen, benötigst du lediglich den Namen, die E-Mail-Adresse oder den Gruppennamen. Suche dir aus deiner Ordnerstruktur das zu teilende Element heraus und klicke auf das Teilen-Symbol.
Nachdem du auf das Symbol geklickt hast, öffnet sich rechts ein Menüfenster. Gib in dem Eingabefeld den Namen oder die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters ein. Nach wenigen Buchstaben erhältst du bereits passende Vorschläge. Wenn der richtige Kollege dabei ist, musst du ihn lediglich einmal anklicken.
Statt einem oder mehreren Kollegen, kannst du auch direkt eine komplette Gruppe freigeben. Gib hierfür beispielsweise „Mitarbeiter“ ein, um den Ordner für alle aus dem Team freizugeben.
Bei dem oder den Kollegen taucht der Ordner nun im Hauptverzeichnis auf.
Freigabeeinstellungen bearbeiten und Freigabe aufheben
Nachdem der Mitarbeiter für das Element freigegeben wurde, kannst du per Klick auf die drei Punkte in dem Kontextmenü weitere Einstellungen festlegen. Du kannst hier flexibel Lese- oder Schreibrechte vergeben oder ein Ablaufdatum für die Freigabe auswählen.
Sollte die Freigabe wieder gelöscht werden, kannst du hier ebenfalls auf „Freigabe aufheben“ klicken.
Freigabe per internen Link versenden
Ist ein Ordner erst einmal für andere Mitarbeiter freigegeben, können diese mit einem „Internen Link“ den Ordner direkt aufrufen. Diese Funktion bietet sich beispielsweise an, wenn man in einer Nachricht oder einer E-Mail direkt auf den Ordner verweisen möchte. Der Kollege landet nach dem Aufruf direkt in dem entsprechenden Ordner.