Unter Umständen macht es Sinn, Ordner und Dateien auch außerhalb der eigenen Organisation zu teilen. Beispielsweise lassen sich so die Steuerunterlagen sicher und papierlos an den Steuerberater übermitteln oder ein Kollege aus einer anderen Agentur kann Formulare in einem Freigabelink hochladen.
Um einzelne Dateien oder auch ganze Ordner außerhalb deiner Organisation zu teilen, kannst du einen externen Freigabelink erstellen. Suche dir aus deiner Ordnerstruktur das zu teilende Element heraus und klicke auf das Teilen-Symbol.
Nachdem du auf das Symbol geklickt hast, öffnet sich rechts ein Menüfenster. Klicke dort auf das „+“ bei dem Menüpunkt „Link teilen“. In dem nun öffnenden Kontextmenü kannst du die Einstellungen für den Freigabelink festlegen.
Gib einen Namen (z.B. Steuerberater) ein, um den Link nachträglich zuordnen zu können. Dann kannst du die Lese- bzw. Schreibrechte vergeben oder auch ein Passwortschutz oder Ablaufdatum setzen. Hast du ein Passwort gesetzt, wird der Nutzer beim Aufruf des Freigabelinks zunächst nach dem Passwort gefragt.
Sind alle Einstellungen nach deinen Wünschen gesetzt, klicke oben rechts auf den kleinen Pfeil. Du kannst dir den Link dann in deine Zwischenablage kopieren und z.B. per E-Mail versenden. Hast du ein Passwort gesetzt, teile dies zur Sicherheit in einer separaten E-Mail mit.
Freigabe aufheben oder weiteren Link hinzufügen
Möchtest du die vergebene Freigabe wieder löschen, so klicke einfach auf „Freigabe aufheben“. Der Link wird in dieser Sekunde ungültig.
Wenn du einen weiteren Link hinzufügen möchtest, klicke ganz unten auf „Weiteren Link hinzufügen“.