Erste Schritte für die Digitale Agentur

Nachdem du dich registriert hast und deine Digitale Agentur für dich eingerichtet wurde, erhältst du zwei E-Mails. In der einen E-Mail wird dir die abgeschlossene Einrichtung bestätigt. Mit der zweiten E-Mail kannst du dir dein persönliches Login-Passwort festlegen.

Klicke dafür auf den Link in der E-Mail und setzt ein sicheres Passwort. Anschließend kannst du dich mit deiner registrierten E-Mail und dem selbst gewählten Passwort anmelden.

Nach dem ersten Login landest du auf deinem Dashboard – dieses ist am Anfang noch sehr leer. Es hilft dir zukünftig im Alltag jedoch dabei, den Überblick über Neuigkeiten, geänderte Standards oder aktuelle Abwesenheiten zu behalten.

In der horizontalen Navigation am oberen Bildschirmrand der Digitalen Agentur findest du alles, was du für die Arbeit benötigst. Wenn du mit der Maus über die Icons fährst, erfährst du zudem, was sich hinter den jeweiligen Icons verbirgt. Mit einem Klick auf das Logo gelangst du immer wieder zurück ins Dashboard.

Prüfe in der Agenturverwaltung als erstes, ob deine Agenturinformationen korrekt und vollständig sind. Klicke dafür auf das Zahnrad in der Navigation und wähle den Tab „Agentur“ aus. Hier kannst du Informationen eingeben oder korrigieren. Bestätige deine Eingaben über den Speichern-Button.

Vervollständige nun dein eigenes Profil, das lässt die Digitale Agentur direkt persönlicher wirken – gerade wenn du deine weiteren Kollegen hinzufügst. Gehe dafür in der Navigation wieder auf die „Agenturverwaltung“ und „Mitarbeiter“.

Klicke auf deinen eigenen Namen und vervollständige die Informationen zu deinem Profil. Fülle hier ebenfalls unter dem Tab „Vertragsdaten“ erste Informationen zu deiner Anstellung aus, wie z.B. dein Einstellungsdatum und deine tägliche Arbeitszeit. Diese Informationen sind unter anderem erforderlich, damit die Module „Abwesenheiten“ und „Zeiterfassung“ funktionieren.

Du kannst zwar auch alleine mit der Digitalen Agentur arbeiten, im Team macht es erfahrungsgemäß aber deutlich mehr Spaß. Lege daher nun, wieder über die „Agenturverwaltung“ und „Mitarbeiter“, deine Kollegen an. Klicke dafür oben rechts auf den Button „+ Mitarbeiter“. Zunächst erhalten die Mitarbeiter noch keinen automatischen Link zum Beitreten. So hast du theoretisch erst einmal genug Zeit, um alle Mitarbeiter in Ruhe anzulegen und ggf. auch die Profilinformationen auszufüllen.

Die Mitarbeiter können sich den Beitrittslink nach der Registrierung jedoch eigenständig zuschicken lassen – dafür können sie unter app.digitale-agentur.com einfach auf „Passwort vergessen“ klicken. Dann erhalten sie die gleiche E-Mail, wie du zu Beginn dieses Leitfadens.

Wenn alle Mitarbeiter angelegt sind und sich ein Passwort generiert haben, kann die Arbeit mit der Digitalen Agentur starten. Starte beispielsweise mit der Anlage von Standards oder der Ordnerstruktur für die Dateien.

Die Arbeit mit der Digitalen Agentur funktioniert nicht von jetzt auf gleich. Daher ist es ratsam, sich als erstes zwei bis drei Funktionen auszusuchen und diese langsam in seinen Arbeitsalltag zu integrieren. Erfahrungsgemäß starten die meisten Anwender mit dieser Reihenfolge:

1. Dateien zur Ablage von Dokumenten
2. Deck zur Projektarbeit und für Aufgaben
3. Standards zur Festlegung von Arbeitsprozessen
4. Abwesenheiten & Zeiterfassung zur Dokumentation von Zeitdaten
5. Organizer zur Ablage von Kontakten, Passwörtern und Links
6. …

Du findest für alle Funktionen in unserem Support-Bereich umfangreiche Informationen und Beschreibungen, die dir und deinen Kollegen weiterführend helfen sollen, wenn im Alltag Fragen entstehen.

Wenn du die Möglichkeit hast, auf deinem Computer Programme zu installieren, legen wir dir den Synchronisations-Client ans Herz. Damit wird einerseits deine Dateistruktur der Digitalen Agentur auf deinem Computer synchronisiert und andererseits erhältst du darüber im Alltag Benachrichtigungen. Ebenfalls empfehlen wir dir die Installation der App für dein mobiles Endgerät. Detaillierte Anleitungen findest du unter hinter den markieren Links.

Du bist diese Anleitung durchgegangen und hast noch Fragen? Oder du bist dir unsicher, wie du die Digitale Agentur am besten in deinen Arbeitsalltag integrieren kannst?

Dann melde dich bei deinem persönlichen Ansprechpartner und vereinbare einen Termin zur detaillierten Einführung in die Digitale Agentur. Der Termin findet über Microsoft Teams statt und ist natürlich vollkommen kostenlos.